Työaikavyöhykkeet

Työaikavyöhykkeet – työpäivä hajautetussa tiimissä

Kun tiimi on hajautettu eri maihin, sama kellonaika tarkoittaa eri asiaa jokaiselle. Tämä laskuri näyttää, mihin aikaan Suomen työpäiväsi osuu tiimiläistesi paikallisessa ajassa ja kuinka monta tuntia työaikanne menevät päällekkäin. Helsinki on aina ankkuri, joten näet ajat suhteutettuna omaan päivääsi.

Miksi aikavyöhykkeet hankaloittavat työtä?

Kun Suomessa on aamupäivä, Yhdysvaltain länsirannikolla on vielä yö ja Aasiassa jo iltapäivä tai ilta. Reaaliaikainen yhteistyö onnistuu vain niinä tunteina, jolloin molemmilla on työaika käynnissä. Tätä yhteistä ikkunaa kutsutaan työajan päällekkäisyydeksi, ja sen tunteminen on hajautetun tiimin arjen kannalta keskeistä.

Miten laskuri toimii?

Laskuri ottaa oman työaikaikkunasi Suomen aikaa ja muuntaa sen jokaisen valitsemasi kaupungin paikalliseen aikaan. Sen jälkeen se laskee, montako tuntia osuu sekä sinun että kaupungin työaikaan:

Päällekkäisyys = yhteiset tunnit, jotka osuvat molempien työaikaan

Näet siis kullekin kaupungille, mihin paikalliseen aikaan työpäiväsi alkaa ja päättyy sekä kuinka monta tuntia voitte tehdä töitä yhtä aikaa.

Esimerkki: Helsinki, Berliini ja New York

Oletetaan oma työaika 9–17 Suomen aikaa ja tiimiläisten työaika 9–17 omassa paikallisajassaan. Berliinissä on tunti Suomea jäljessä, joten työpäiväsi osuu sinne klo 8–16 ja päällekkäistä työaikaa on noin 7 tuntia. New Yorkissa on talvella 7 tuntia Suomea jäljessä, joten Suomen klo 9–17 on siellä klo 2–10. Päällekkäistä työaikaa (heidän 9–17 kanssa) jää vain noin yksi tunti, klo 9–10 New Yorkin aikaa.

Vinkkejä hajautetun tiimin työaikoihin

• Suojaa yhteinen ikkuna: varaa palaverit päällekkäisille tunneille ja pidä loput ajasta keskittymiselle.
• Työskentele asynkronisesti: kirjoita selkeät viestit ja dokumentit, jotta työ etenee ilman reaaliaikaista läsnäoloa.
• Vuorottele jousto: jos joku joutuu venymään aikaisin tai myöhään, jaa vaiva eri henkilöiden kesken.
• Ilmoita ajat selkeästi: kerro kellonaika aina vastaanottajan paikallisessa ajassa väärinkäsitysten välttämiseksi.

Miksi työaikavyöhykkeet kannattaa tarkistaa?

Selkeä kuva yhteisestä työajasta säästää aikaa ja vähentää väärinymmärryksiä. Kun tiedät, milloin tiimiläisesi ovat tavoitettavissa, voit ajoittaa palaverit oikein ja varata muun ajan keskittymistä vaativaan työhön. Laskuri antaa tähän nopean näkymän kesä- ja talviaika huomioiden.